Met SIS-imports kun je gegevens uit diverse studentinformatieystemen, complexe databases en zelfs eenvoudige spreadsheets als bestanden met door komma's gecheiden waarden (CSV) uploaden en integreren. Beheerders kunnen deze functie gebruiken voor het maken van gebruikers, accounts, cursussen, inschrijvingen,aanmeldingen en meer.
Alleen beheerders met de juiste machtigingen kunnen SIS-gegevens importeren en beheren. Raadpleeg het document Canvas-machtigingen op accountniveau voor meer informatie.
Wanneer maak ik gebruik van SIS-imports?
Met SIS-imports kun je het volgende doen:
- SIS-gegevens importeren als CSV-bestanden of ze automatisch importeren via de Canvas API
- SIS-gegevens importeren met IMS Enterprise Specification XML Zip-bestanden
- SIS-gegevens importeren met Banner Grade Exchange Results XML
- Geautomiseerde gegevensintegratie met Canvas maken
Importtypen
De pagina SIS-import ondersteunt enkele indelingen voor standaardimports naar Canvas: Door Instructure geformatteerd CSV- of Zip-bestand van CSV-bestanden, IMS Enterprise Specification XML-zip of Banner Grade Exchange Results XML.
Met een standaardimport worden alleen wijzigingen verwerkt die specifiek worden vermeld in het uploadbestand. Dit is een efficiënte methode als je enkele records moet uploaden. Als bijvoorbeeld de inschrijving van een cursist als actief werd vermeld in een eerdere import maar niet is opgenomen in de huidige inschrijvingen, verandert er niets aan de inschrijving van de cursist. De inschrijving blijft actief totdat deze in een standaardimport wordt gemarkeerd als verwijderd of voltooid (of wordt gemarkeerd als niet aanwezig in een volledige batchupdate voor de periode waarvoor de cursus staat vermeld). Aan het begin van een periode veranderen cursusinschrijvingen regelmatig. Door geregeld een standaardimport in te dienen blijven inschrijvingen in een account up to date.
Wanneer je SIS-gegevens met CSV-bestanden importeert, kun je een afzonderlijk CSV-tekstbestand importeren of kun je meerdere bestanden in een enkel ZIP-bestand comprimeren om een grote hoeveelheid importgegevens samen te voegen. Gebruik je de Instructure-indeling voor het importeren van bestanden, dan moeten de bestanden deze volgorde hebben: gebruikers, accounts, perioden, cursussen, secties, inschrijvingen en aanmeldingen.
Volledige batchupdates
Canvas ondersteunt volledige batchupdates voor elk importtype. Deze optie heeft alleen betrekking op gegevens die betrokken zijn geweest bij een eerdere SIS-taak: gemaakt door een eerdere import of doorverwezen door een SIS-taak nadat er handmatig een SIS-ID is toegevoegd. Handmatig gemaakte cursussen zonder SIS-ID worden bijvoorbeeld niet verwijderd, ook niet als ze niet in de nieuwe SIS-import zijn opgenomen.
Voor inschrijvingen betekent deze optie dat er voor de gekoppelde gebruiker en cursus/secties SIS-ID's vereist zijn. Een Canvas-record wordt verwijderd als deze niet is opgenomen in het huidige importbestand.
Deze optie kan grote gegevenssets verwijderen zonder enige prompt of waarschuwing om te bevestigen en is van invloed op gegevens die in eerdere SIS-imports zijn gemaakt.
Volledige batchupdates komen van pas als:
- Je bron-SIS-software niet de mogelijkheid biedt records te verwijderen als onderdeel van een import en je een aanzienlijk deel van de geïmporteerde gegevens moet verwijderen
- Je er zeker van wilt zijn dat je huidige inschrijving en gegevensset consistent zijn met je SIS-inschrijving en cursusgegevens
- Je SIS geen wijzigingen van cursusstatus of inschrijvingen voor cursisten en/of cursusleiders bijhoudt
- Je cursussen wilt verwijderen die je vanuit een andere LMS naar Canvas hebt gemigreerd
Batchmodus voor meerdere perioden
Als je een batchverwerking voor alle perioden in dezelfde import wilt uitvoeren, kun je de batchmodus voor meerdere perioden inschakelen. Deze modus kan alleen in de API worden ingeschakeld en heeft een wijzigingsdrempel nodig zoals vermeld in de documentatie voor SIS-importindelingen.
Overschrijvingen van de UI
Canvas ondersteunt overschrijvingen van de UI (gebruikersinterface) door SIS-imports. Wanneer een gebruiker in Canvas een wijziging aanbrengt in bepaalde gegevensvelden (zoals een gebruikersnaam), is die wijziging "sticky" en wordt deze als de nieuwe standaard ingesteld. Als je de optie Overschrijvingen van de UI selecteert, kan Canvas alle "sticky" gegevens die in de UI van Canvas zijn bijgewerkt, overschrijven. Anders wordt een importbewerking met conflicterende gegevens genegeerd en worden de bestaande gebruikersgegevens niet gewijzigd. De volledige lijst met "sticky" gegevensvelden vind je in de documentatie voor SIS-importindelingen.
Deze optie kan in de volgende gevallen van pas komen:
- Je bent vergeten gebruikersopties in de accountinstellingen te beperken, zoals gebruikers toestaan hun naam te wijzigen, de door de organisatie toegewezen e-mailadressen te verwijderen, enzovoort, en je wilt een update uitvoeren om er zeker van te zijn dat de gegevens gesynchroniseerd zijn. Dit is NIET van invloed op de weergavenaam van de gebruiker als die door de gebruiker is gewijzigd. Alleen de volledige naam en sorteerbare naam worden gewijzigd.
- Je hebt gebruikers doelbewust toestemming gegeven hun naam te wijzigen (voorbeeld hierboven), maar je wilt die informatie regelmatig synchroniseren met je huidige gegevens.
- Je wilt controle houden op de namen van gebruikers en cursussen of in geval de naam van een gebruiker of cursus is gewijzigd.
Bij UI-opheffingen zijn twee extra opties mogelijk: verwerken als UI-wijzigingen of UI-gewijzigde status wissen.
Als UI-wijzigingen verwerken. Deze optie overschrijft wijzigingen die in de UI hebben plaatsgevonden in de vorm van "sticky" gegevens. Alle gegevens gedragen zich alsof de wijzigingen daadwerkelijk handmatig in de UI werden doorgevoerd.
Deze optie kan in de volgende gevallen van pas komen:
- Je wilt niet dat opeenvolgende imports de gegevens overschrijven die je momenteel aan het importeren bent.
UI-gewijzigde status wissen. Met deze optie wordt de "stickiness" verwijderd van alle gegevens in deze import. Bij toekomstige imports met deze gegevens worden gegevens in de UI niet meer aangeduid als "sticky".
Deze optie kan in de volgende gevallen van pas komen:
- Je hebt per ongeluk de optie "Als UI-wijzigingen verwerken" ingeschakeld en je moet de betrokken gegevens herstellen.
- Je bent vergeten de mogelijkheid dat gebruikers zelf hun naam of die van een cursus wijzigen te verwijderen, of je hebt de e-mail van de organisatie verwijderd en je wilt de "stickiness" wissen van van de UI-wijzigingen die hebben plaatsgevonden.